15 Mẹo Excel & Word Giúp Làm Việc Nhanh Hơn Gấp Đôi

Nếu bạn là dân văn phòng, chắc hẳn Excel và Word là hai công cụ “bạn thân” mỗi ngày. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách tận dụng tối đa những tính năng ẩn bên trong. Một số mẹo nhỏ nhưng cực kỳ hữu ích có thể giúp bạn tiết kiệm từ 30 đến 60 phút mỗi ngày, đặc biệt khi phải xử lý báo cáo, bảng biểu hay văn bản dài.

Phần Excel:
Một trong những mẹo mạnh nhất chính là Flash Fill (Ctrl+E). Khi bạn gõ một mẫu ở ô đầu tiên, Excel sẽ tự động đoán và điền phần còn lại theo đúng quy luật. Tính năng này đặc biệt hữu dụng khi bạn cần tách họ tên, chuẩn hóa số điện thoại hoặc trích email.

Nếu bạn từng “vật vã” với VLOOKUP, hãy thử XLOOKUP — một hàm mới mạnh mẽ, dễ dùng, cho phép tra cứu linh hoạt mà không bị giới hạn như trước. Kết hợp thêm các hàm như FILTER, SORT hay UNIQUE, bạn sẽ có thể lọc và sắp xếp dữ liệu tự động, biến bảng Excel trở nên thông minh hơn rất nhiều.

PivotTable là công cụ “thần thánh” cho những ai phải tổng hợp số liệu thường xuyên. Chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn có thể chuyển một bảng dữ liệu dài cả ngàn dòng thành một bảng báo cáo gọn gàng, có thể lọc theo phòng ban hoặc thời gian một cách linh hoạt.

Đừng quên Data Validation và Conditional Formatting. Đây là hai tính năng giúp bạn kiểm soát dữ liệu nhập vào và tô màu tự động cho các giá trị quan trọng như doanh số cao, hạn nộp quá ngày… Từ đó, bạn giảm thiểu sai sót và trình bày bảng tính đẹp mắt, chuyên nghiệp.

Phần Word:
Với Word, việc định dạng đồng bộ là yếu tố quan trọng. Thay vì chỉnh từng đoạn văn bản, hãy sử dụng Styles có sẵn để toàn bộ tài liệu được căn chỉnh chỉ trong vài giây. Khi bạn dùng Styles chuẩn, bạn còn có thể tạo mục lục tự động — cực kỳ tiện lợi khi làm báo cáo hoặc khóa luận.

Nếu bạn thường xuyên viết hợp đồng, báo cáo định kỳ hay các đoạn nội dung lặp lại, Quick Parts sẽ giúp bạn lưu các đoạn văn mẫu để chèn nhanh chóng. Track Changes và Comment lại rất hữu ích khi làm việc nhóm, giúp mọi người theo dõi, góp ý và chỉnh sửa trực tiếp.

Một mẹo nhỏ nữa là sử dụng Find & Replace nâng cao để thay đổi hàng loạt từ, định dạng hoặc ký hiệu trong tài liệu dài — tiết kiệm hàng chục phút thao tác thủ công.

Lời khuyên cuối:
Hãy tập thói quen sử dụng phím tắt, các mẫu Template có sẵn và sắp xếp lại thanh công cụ Quick Access của mình. Khi đã quen, bạn sẽ xử lý các công việc văn phòng nhanh như một “pro”.

👉 Nếu bạn làm việc với Excel và Word hằng ngày, chỉ cần nắm chắc 15 mẹo này, bạn sẽ tiết kiệm ít nhất 1–2 giờ mỗi tuần — đủ để nghỉ ngơi hoặc xử lý thêm những việc quan trọng hơn.